Łatwiej rozliczyć koszty pośrednie

Podczas realizacji części projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) można stosować uproszczone metody rozliczania kosztów. O takiej możliwości informuje regulamin konkursu.

W projektach EFRR uproszczone metody rozliczania obejmują koszty pośrednie, a więc takie, które są ponoszone w związku z realizacją projektu, ale nie dotyczą bezpośrednio jego głównego przedmiotu. Wprowadzenie takiej możliwości to spore ułatwienie zarówno dla beneficjentów, jak i Instytucji Zarządzającej. Nie jest już konieczne śledzenie każdej złotówki wydawanej podczas realizacji projektu – nie trzeba kopiować, opisywać i załączać do wniosku o płatność dokumentów poświadczających ponoszenie kosztów pośrednich. Maleją zatem obciążenia administracyjne związane z rozliczaniem projektów.

Limit do 2%

Wykazu kosztów pośrednich można szukać w regulaminie naboru w rozdziale z katalogiem wydatków kwalifikowalnych. Należą do nich: niektóre rodzaje kosztów osobowych, koszty wynajmu powierzchni biurowych, energii elektrycznej i cieplnej, utrzymania czystości itp. Ich wysokość musi być proporcjonalna do wykorzystania na potrzeby projektu i co do zasady nie może przekroczyć 2% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich. Zwykle najważniejszą częścią składową kosztów pośrednich są wydatki związane z zatrudnieniem osób do obsługi projektu, np. z tytułu zatrudnienia koordynatora, kierownika bądź pracowników przypisanych do poszczególnych zadań w projekcie. W zależności od tego, ile swojego czasu pracy dany pracownik poświęca na wdrażanie projektu, taka część kosztów związanych z jego zatrudnieniem jest kwalifikowalna i może podlegać współfinansowaniu. Warunkiem jest zatrudnienie go przez wnioskodawcę na umowę o pracę.

Jest to znaczne ułatwienie, ponieważ rozliczanie tego typu kosztów według metod uproszczonych nie wymaga już dołączania do wniosków o płatność szczegółowych dokumentów potwierdzających dokonanie przelewu na konto pracownika, do ZUS i urzędu skarbowego. Da się to odczuć, zwłaszcza gdy przy projekcie jest zatrudnionych wiele osób. Jest to generalna zasada: koszty rozliczane stawką ryczałtową są traktowane jak wydatki poniesione i nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych. W związku z tym w dokumentacji aplikacyjnej nie trzeba wykazywać źródeł finansowania tych wydatków. Ponieważ koszty pośrednie są ściśle powiązane z bezpośrednimi, w określonych przypadkach podlegają również zwrotowi wraz z odsetkami. Mogą także zostać obniżone, gdy spadnie wartość kwalifikowalnych wydatków bezpośrednich w projekcie. Jeśli już raz przyjęliśmy uproszczony sposób rozliczania określonych wydatków, nie możemy w trakcie realizacji projektu zmienić decyzji.

Pamiętajmy jednak, że nie dotyczy to wszystkich przedsięwzięć. Regulamin naboru wniosków musi wyraźnie dopuszczać taką możliwość. – Wydział Wdrażania RPO przyjął założenie, że w ramach poszczególnych naborów (istnieją wyjątki) koszty pośrednie, jako wydatki mieszczące się w ściśle określonym katalogu, beneficjenci mogą rozliczać w sposób uproszczony, tj. stawką ryczałtową w wysokości do 2% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich. Na etapie składania wniosku o dofinansowanie wnioskodawca wskazuje dokładną wartość procentową (np. 1% lub 1,5%) i opisuje szczegółowo metodologię, na podstawie której oszacował wysokość kosztów pośrednich – wyjaśnia Karolina Wółkiewicz, główny specjalista w Wydziale Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego UMWZ.

Metodologia

– To wnioskodawca na etapie składania wniosku o dofinansowanie szacuje, ile w jego projekcie będą wynosić koszty pośrednie. Ich procentowy poziom deklaruje w sekcji G formularza wniosku, która obejmuje harmonogram i budżet projektu. W sekcji G.1.1 wprowadza zadania, a potem w sekcji G.1.2 do każdego zadania przypisuje poszczególne wydatki (w każdym zadaniu może być ich więcej niż jeden). Dodatkowo deklaruje w harmonogramie, kiedy będzie je ponosił. W sekcji G.3 wskazuje właściwą wysokość stawki ryczałtowej. System domyślnie przyjmuje stawkę 2%, więc ewentualnie należy obniżyć ją ręcznie – tłumaczy Karolina Wółkiewicz. System automatycznie oblicza według zadeklarowanej stawki procentowej wysokość kosztów pośrednich oraz dofinansowania – według określonego procentu. W szczególnych przypadkach, gdy poziom dofinansowania ustalony dla projektu różni się od sugerowanego przez system, wnioskodawca ma możliwość ręcznego skorygowania wnioskowanej kwoty dofinansowania. Harmonogram dla kosztów pośrednich w sekcji G.3 generowany jest również automatycznie na podstawie zaplanowanych we wcześniejszych sekcjach terminów ponoszenia kosztów bezpośrednich.

– W sekcji G.9 wnioskodawca opisuje metodologię, jaką zastosował przy wyliczeniu stawki ryczałtowej. W polu tekstowym powinien szczegółowo uzasadnić, w jaki sposób ustalił jej wartość procentową. Jeśli zabraknie mu miejsca, może w ramach załącznika nr 6.6 do wniosku o dofinansowanie przedstawić dodatkowe wyjaśnienia – dodaje Karolina Wółkiewicz. Metodologia jest następnie weryfikowana podczas oceny wniosku.

Etap rozliczania

Później, podczas przygotowywania konkretnego wniosku o płatność, beneficjent będzie musiał za każdym razem „ręcznie” wyliczyć wartość kosztów pośrednich, stosując przyjętą wcześniej stawkę. Najpierw przedstawia się koszty bezpośrednie – wprowadza do wniosku o płatność wszystkie wymagane dane, do tego załącza potwierdzenia przelewów, faktury lub inne równoważne dokumenty. Do wykazanych wydatków bezpośrednich dolicza się koszty pośrednie. Wnioskodawca musi pamiętać o zastosowaniu właściwej dla swojego projektu stawki, pomimo że domyślnie system podpowiada 2%. Na etapie weryfikacji wniosku o płatność pracownicy Instytucji Zarządzającej, tzw. opiekunowie projektu, sprawdzają, czy beneficjent doliczył koszty pośrednie według poprawnej stawki.

Przy rozliczaniu projektów EFRR nie mają zastosowania stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe, którymi posługują się beneficjenci projektów EFS. Nie ma też znaczenia wysokość wkładu publicznego, gdyż koszty pośrednie są rozliczane jako określony procent kosztów bezpośrednich. – Do każdej wydanej złotówki udokumentowanej fakturami beneficjent otrzyma odpowiedni procent dofinansowania na pokrycie kosztów pośrednich – mówi Karolina Wółkiewicz.

Rozliczanie kosztów przy użyciu stawki ryczałtowej jest metodą uproszczoną. Opiera się ona na uśrednionym dla całego okresu realizacji projektu procencie dofinansowania wydatków stanowiących koszty pośrednie. W związku z tym faktycznie poniesione w danym czasie wydatki nie zawsze pokrywają się z rozliczonymi. Ale uproszczenie stanowi właśnie istotętej metody.

 

Koszty pośrednie związane z realizacją projektu rozliczane metodą uproszczoną (stawką ryczałtową) 1. Kategorie kosztów pośrednich wymienione w punktach 2-4 podlegają rozliczeniu stawką ryczałtową w wysokości stanowiącej łącznie nie więcej niż 2% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich. Niżej wymienione koszty powinny zostać oszacowane przez wnioskodawcę w oparciu o sprawiedliwą, rzetelną i możliwą do zweryfikowania kalkulację przeprowadzoną w drodze zastosowania praktyki księgowej standardowo stosowanej przez wnioskodawcę. 2. Koszty osobowe dotyczące personelu projektu zatrudnionego w oparciu o Kodeks pracy, rozumiane jako: a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innych osób zaangażowanych w zarządzanie projektem i jego rozliczanie (zatrudnionych przez wnioskodawcę), o ile to zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu. W szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń oraz koszty związane z wdrażaniem polityki równych szans przez te osoby b) koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania wnioskodawcy, których zakresy czynności nie są przyporządkowane wyłącznie do obsługi projektu, np. kierownika jednostki) c) pozostałe koszty personelu zaangażowanego przez wnioskodawcę na potrzeby funkcjonowania jednostki do obsługi administracyjnej, kadrowej, finansowo-księgowej, prawnej, które poza bieżącą działalnością wspierają realizację projektu. 3. Koszty wynajmu i utrzymania pomieszczeń w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu, rozumiane jako: a) koszty wynajmu powierzchni biurowych b) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków c) koszty utrzymania czystości pomieszczeń d) koszty ochrony pomieszczeń e) koszty okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń. 4. Inne koszty administracyjne związane z obsługą administracyjną projektu, pod warunkiem, że ich stawki odpowiadają powszechnie stosowanym na rynku, rozumiane jako: a) koszty usług pocztowych, kurierskich, telefonicznych, internetowych, BHP b) wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi projektu lub płatności zaliczkowych c) koszty materiałów i artykułów biurowych d) koszty usług powielania dokumentów. Niniejszy katalog wydatków kwalifikowalnych jest katalogiem zamkniętym. 

Artykuł dotyczący kwot ryczałtowych w projektach EFS dostępny jest w poradniku „Sięgnij po fundusze RPOWZ”